Document d’orientation sur les subventions

Admissibilité et secteur d’intervention

Au sujet du Programme d’investissement communautaire de l’ACEI

Au moyen de ce programme de subventions, l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) investira de façon stratégique dans des projets communautaires ayant trait à Internet, et cela, conformément à son Plan stratégique. De plus, les projets retenus devront soutenir, de manière avérée, l’un des principes fondamentaux observés par l’organisation, lequel consiste à élaborer, à mener à bien ou à appuyer toute autre activité relative à Internet au Canada.

Types de projets financés

Dans ce contexte, les projets innovants qui soutiennent l’essor ou l’amélioration d’Internet au bénéfice de toute la population canadienne recevront un accueil favorable. Des exemples de types de projets relatifs à Internet dont le financement pourrait être envisagé comprennent, sans s’y limiter :

  1. L’accès de la communauté à Internet, aux outils Internet ainsi qu’aux appareils;
  2. Les services en ligne pour les groupes vulnérables ou désavantagés (les services en question doivent entraîner des gains d’efficacité);
  3. La littératie numérique et/ou la sécurité en ligne;
  4. L’infrastructure et la sécurité d’Internet (l’infrastructure doit proposer de nouveaux services Internet ou de tels services améliorés aux communautés régionales, rurales et vivant en région éloignée);
  5. La recherche cible des aspects technologiques d’Internet;
  6. Les activités de partage des connaissances qui mène à une gouvernance plus efficace d’Internet;
  7. L’augmentation de la participation du public aux processus politiques et d’élaboration des politiques;
  8. Les projets visant à combler des besoins sociaux, économiques ou environnementaux.

Nous n’accordons pas de financement aux projets qui ne correspondent pas à nos priorités en la matière.

Pour prendre connaissance d’exemples des projets que le Programme d’investissement communautaire a déjà financés, veuillez consulter notre Trouver un projet page.

Les subventions habituelles s’échelonnent approximativement de 25 000 $ à 50 000 $, mais peuvent atteindre 100 000 $ au maximum. La durée des projets subventionnés ne doit pas excéder un an, mais les résultats qui découlent de ces projets doivent perdurer au-delà de la première année. Qui plus est, les subventions doivent correspondre à des investissements uniques qui ne sont pas consacrés au soutien de l’administration générale d’une organisation.

Si vous présentez une demande de financement d’un projet qui constitue un volet d’un projet plus vaste, veuillez préciser l’élément pour lequel vous demandez le financement.

Quels sont les groupes admissibles au dépôt d’une demande?

Le Programme d’investissement communautaire est destiné :

  • aux organismes reconnus à titre d’organisations caritatives enregistrées auprès de l’Agence du revenu du Canada;
  • aux organismes sans but lucratif;
  • aux universitaires et aux chercheurs affiliés à une université canadienne.

Les requérants doivent démontrer qu’ils exercent une gestion responsable de leurs finances et faire état d’un robuste parcours de réussite avéré. Les organisations doivent être basées au Canada, et les projets, bien qu’ils puissent avoir une incidence plus large, doivent profiter à la population canadienne.

Seule une demande par organisation sera acceptée à la fois, qu’elle soit individuelle ou présentée en partenariat. Aucune limite n’est imposée aux établissements universitaires; toutefois, le ou les chercheurs principaux ne peuvent déposer plus d’une demande à la fois.

Si vous avez déjà reçu une subvention dans le cadre du Programme d’investissement communautaire, vous ou votre organisation êtes admissibles à participer au prochain cycle de financement. Toutefois, votre projet ne pourra être pris en compte à moins que le rapport définitif du dernier projet ainsi financé ait été remis. Votre nouvelle demande peut viser un nouveau projet ou un prolongement du projet de départ, mais elle ne peut avoir pour objectif d’achever le projet initial si vous n’avez pas atteint votre but au moyen de la première subvention.

Si vous doutez de l’admissibilité de votre projet, veuillez le signaler en écrivant à contact pic@acei.ca.

Restrictions en matière de financement

Ce que nous ne financerons pas :

  • les demandes de commandite;
  • les propositions de formation générale dans le domaine des TI;
  • les projets dont le principal objet est extérieur au Canada;
  • les appels généraux de financement;
  • les activités et les outils d’exploitation nécessaires et permanents (p. ex., le salaire du personnel permanent, les outils administratifs tels que les pare-feu, les intranets, etc.);
  • les projets limités à la création et conception de sites Web (p. ex., de conception graphique);
  • les coûts rétrospectifs;
  • l’équipement informatique de salles de formation polyvalentes;
  • le marketing ou la recherche relative aux activités de marketing.

Au moyen de notre Programme d’investissement communautaire, nous soutenons les projets et les organismes sans .CA. Toutefois, à titre d’organisme dont les initiatives profitent à la population canadienne, le .CA vous aidera à établir en ligne votre image de marque canadienne. Apprenez-en plus sur les avantages d’enregistrer un .CA.

Processus de demande

Date limite de dépôt des demandes

Le formulaire de demande en ligne du Programme d’investissement communautaire dûment rempli et toutes les pièces requises doivent être reçus au plus tard le mercredi 28 février 2018 à 16 h, HE. Le système sera hors service après cette échéance et les les demandes reçues en retard seront rejetées.

Veuillez remettre votre demande dès que possible de manière à permettre au personnel d’en vérifier la conformité avant la date limite. Votre demande doit être complète, et toute votre documentation justificative doit être soumise conformément à l’échéance pour que votre demande soit acceptée et qu’elle soit acheminée aux fins d’un examen par le comité. Un message confirmant la réception de chaque demande sera transmis par retour de courriel.

Le processus décisionnel

  1. Le personnel de l’ACEI examinera les demandes pour s’assurer qu’elles sont complètes et admissibles.
  2. Seules les demandes complètes provenant d’organisations admissibles seront acheminées au comité d’investissement communautaire à des fins d’examen par ses membres.
  3. Les membres du comité se réuniront afin d’examiner les demandes et de sélectionner les organisations admissibles au financement sur la base de critères déterminés et des fonds disponibles.
  4. Le comité présentera ses recommandations aux membres du conseil d’administration de l’ACEI qui prendront les décisions définitives.
  5. Au début de mai, les lettres d’approbation et les contrats seront transmis aux bénéficiaires dont le projet aura été approuvé. Une fois les contrats signés, les fonds seront libérés.
  6. Également au début de mai, le personnel de l’ACEI communiquera avec les requérants dont la demande aura été refusée pour les en informer.

Critères de sélection généraux

Le comité d’investissement communautaire évaluera les demandes par rapport aux critères généraux suivants ainsi qu’en tenant compte des priorités établies par le conseil de l’ACEI :

  • la proposition s’harmonise avec le plan stratégique de l’ACEI et respecte les objectifs poursuivis par le Programme;
  • il s’agit d’un projet de grande qualité;
  • le besoin à satisfaire est avéré;
  • des résultats clairs en matière sociale ou autre en découlent; pour obtenir plus de précisions, veuillez consulter notre outil de planification de projet et notre outil de planification de projet et notreFiche-conseil sur la mesure des résultats.
  • la capacité du requérant à mettre en œuvre le projet ainsi que son leadership pour ce faire sont avérés;
  • le projet est planifié de façon adéquate et les activités inhérentes y sont clairement définies;
  • le requérant a apporté une contribution financière appropriée au projet (dont la somme est proportionnelle à la vigueur financière de son organisation);
  • le projet est financièrement viable et le budget établi est raisonnable.

Autres points à considérer lors que vous remplissez votre demande

  • Les requérants sont invités à faciliter l’accès à leurs outils et applications numériques afin que d’autres intervenants puissent apprendre et tirer parti du projet. Par exemple, les requérants peuvent héberger leur documentation de façon publique (par l’entremise de GitHub ou d’une plateforme équivalente) et concéder ouvertement des licences à l’égard de leurs solutions (par l’entremise de GNU, d’Apache Commons ou de licences semblables).
  • Les requérants sont invités à s’associer à d’autres organisations, selon le cas, pour travailler en collaboration en vue de trouver des solutions à des problèmes communs, partager leur expertise et tirer des leçons du projet.
  • Les requérants devraient tenter de déterminer si les résultats obtenus peuvent être obtenus à plus grande échelle de manière à avoir une plus grande incidence.

Selon notre expérience, voici les principales raisons pour lesquelles les demandes des requérants sont refusées :

  • Les résultats du projet ne sont pas clairs. Les activités peuvent être décrites dans la demande, mais sans que les résultats découlant du projet soient suffisamment précis. Par exemple, combien de personnes en profiteront et quels avantages en tireront-elles?
  • Les préoccupations relatives au budget du projet. Par exemple, si certains coûts ne sont pas assez détaillés ou semblent excessifs ou superflus. L’un de ces coûts observés auparavant correspond à celui de la production de vidéos. Au fil du temps, le coût de la production vidéo a diminué. Cependant, si des raisons particulières font en sorte que votre vidéo requiert une somme donnée, il conviendra de l’expliquer clairement. De plus, la demande financière doit être proportionnelle à la taille et à la capacité de votre organisation et tout apport en nature provenant de votre organisation ou d’une autre partie doit être indiqué dans la demande.
  • Le caractère peu innovant. Il est possible que le projet ne soit pas suffisamment innovant ou ne repose pas sur une démarche originale pour satisfaire un besoin au sein de la communauté.

Le nombre de bénéficiaires d’un financement dépend du nombre de demandes reçues et des sommes requises pour chaque projet. Par exemple, lors du premier cycle, 171 demandes nous sont parvenues et 24 projets ont été sélectionnés, lesquels se sont partagés plus de 1 million de dollars. Le Comité de l’investissement communautaire sélectionne les projets selon leur bien-fondé.

Veuillez prendre note de ce qui suit :

  • les requérants ne devraient engager aucun coût avant l’octroi de la subvention. Toute incitation de la part de l’ACEI à déposer une demande ne constitue pas une garantie d’appui;
  • l’ACEI n’offre pas de services individualisés de consultation, et ce, dans un souci d’équité pour tous les requérants. Les requérants sont invités à assister au webinaire à leur intention afin d’en apprendre plus au sujet du processus ou à visionner l’enregistrement du webinaire en ligne à un autre moment.

Après la période de subvention

Rapport final (à produire au cours des trois mois suivant la conclusion du projet)

Une fois la subvention octroyée, l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet exige ce qui suit :

  • une approbation écrite de sa part avant toute modification au plan ou à l’échéancier du projet;
  • un rapport final comprenant les éléments essentiels du projet, c.-à-d., indiquant si les critères établis relativement au projet approuvé ont été satisfaits;
  • un rapport provisoire si l’accord de subvention l’exige;
  • la reconnaissance appropriée du soutien reçu dans le cadre du Programme d’investissement communautaire dans le matériel de communication et à l’occasion d’événements comme il est exigé en vertu de l’accord de subvention.

Les incidences et les résultats (qualitatifs et quantitatifs) de votre projet ainsi que les apprentissages qui en ont découlé vous y seront demandés. Vous devrez aussi faire état des recettes et des dépenses réelles du projet ainsi qu’expliquer tout écart observé par rapport au budget établi au départ.

L’ACEI exigera que la somme non dépensée lui soit remise au cours des 30 jours suivant la fin de la période de subvention.

Comment remplir le formulaire de demande

Matériel à rassembler avant de préparer la demande

Dans le cadre du processus de demande, les documents suivants doivent être soumis :

Preuve d’admissibilité. Par exemple, les preuves d’admissibilité peuvent comprendre :

  • les documents confirmant la constitution en société de votre organisme sans but lucratif (les statuts constitutifs, par exemple) et votre statut d’organisme de bienfaisance, le cas échéant. Veuillez noter que les formulaires d’impôt ne sont pas acceptés. 
  • Pour les chercheurs universitaires : une lettre confirmant que vous faites partie du personnel d’un établissement universitaire.

Les organismes sans but lucratif et les organisations caritatives doivent présenter :

  • la liste des membres de leur conseil d’administration, y compris leurs coordonnées, notamment leur titre et l’organisation qui les emploie, leurs adresses électroniques et leurs numéros de téléphone;
  • un exemplaire des plus récents états financiers audités;
  • un budget d’exploitation pour l’année en cours sur douze mois.

Si votre organisation ne dispose pas d’états financiers audités, il vous est permis de soumettre vos états financiers les plus récents s’ils ont été préparés ou examinés par une ou un comptable et signés par deux membres de votre conseil d’administration.

Un budget d’exploitation consiste en une compilation des produits attendus, déduction faite des charges connues de l’organisation et de ses coûts futurs prévus sur un exercice. Le budget d’exploitation doit idéalement porter sur les douze prochains mois.

Les universités n’ont pas à fournir de budget, mais le CV du chercheur ou de la chercheuse responsable du projet est exigé.

Le comité d’investissement communautaire n’acceptera et n’examinera que le formulaire de demande et les pièces jointes exigées.

Questions du formulaire de demande

Afin de s’y reporter, toutes les questions sont consultables dans l’exemple de formulaire de demande lequel comprend des précisions sur le budget dans le cadre du projet.

Conseils pour remplir le formulaire en ligne

Avant de commencer :

Nous vous recommandons d’utiliser la plus récente version de Chrome, de Firefox ou de Safari. Des versions plus anciennes d’Internet Explorer peuvent donner lieu à des erreurs ou occasionner des problèmes de compatibilité.

Veuillez faire en sorte que votre navigateur prenne en charge les témoins de connexion.

Point important : Courriels acheminés automatiquement

Des courriels seront produits automatiquement au cours du processus de demande; ils proviendront de l’adresse suivante : noreply@fluidreview.com. Pour vous assurer de recevoir tous ces courriels importants, veuillez prendre les mesures suivantes :

  • veuillez prendre connaissance quotidiennement des rapports de quarantaine afin de vérifier si des courriels provenant du système ont été mis en quarantaine;
  • si vous accédez à un administrateur de système, demandez-lui d’ajouter l’adresse IP à votre dispositif anti-pourriel (72.55.140.81).

Conseils visant l’entrée des données :

Il n’y a aucune limite de temps pour entrer des données dans le formulaire en ligne. Si vous utilisez les boutons de navigation ou si vous fermez la fenêtre de votre navigateur sans avoir auparavant sauvegardé les données entrées, vous les perdrez.

Vous pourrez recourir à la fonction de sauvegarde afin d’enregistrer les renseignements que vous fournissez pendant que vous remplissez le formulaire ou si vous préférez ne pas le remplir en une seule séance. Si vous cliquez sur la fonction « Enregistrer et poursuivre », la même page restera à l’écran. Si vous cliquez sur « Suivante », vos renseignements seront sauvegardés et vous passerez à la page suivante. Enfin, en cliquant sur « Enregistrer et quitter », vous signalez que la tâche est terminée. Si vous décidez de fermer votre navigateur après avoir enregistré des renseignements, vous serez redirigé vers le site du formulaire de demande en ligne. Vous devrez alors sélectionner la tâche à effectuer et serez dirigé vers la dernière page que vous aurez modifiée.

IMPORTANT Lorsque le formulaire est rempli et que les documents pertinents y sont joints, veuillez cliquer sur le bouton « Envoyer ». Une page de confirmation s’affichera immédiatement à l’écran. Un courriel de confirmation sera acheminé à l’adresse de la personne-ressource indiquée dans la demande. Si vous, ou cette personne-ressource n’avez pas reçu ce courriel quelques minutes après l’envoi de la demande, veuillez jeter un coup d’œil dans le fichier du courrier indésirable de votre boîte de réception ou vérifier le filtre antipourriel. Veuillez noter que seul l’initiateur de la demande peut la soumettre.

Questions

Posez-nous vos questions

Ce document d’orientation devrait répondre à la plupart de vos questions. Veuillez le lire attentivement. Si vous avez d’autres questions au sujet du processus, veuillez écrire à l’adresse pic@acei.ca ou composer le 1 877 860-1411 entre 8 h et 17 h HE du lundi au vendredi.

Si vous avez des questions techniques ou des difficultés de téléversement ou de dépôt de votre demande en ligne, veuillez transmettre un message à partir de la page https://cipapplication.cira.ca/helpdesk/contact/. Habituellement, l’équipe vous répondra au cours des 24 heures suivant la réception des questions.