Mandat du directeur du scrutin

Gouvernance

Mandat du directeur du scrutin (PDF)

Une version accessible suit :

  1. Le directeur du scrutin a la responsabilité de surveiller le processus d'élection des administrateurs, notamment de déceler tout manquement aux statuts de la corporation et/ou à la politique relative aux mises en candidature et aux élections de la corporation (y compris les règles relatives à l'élection) qui pourrait avoir une incidence importante sur les résultats de l'élection (les « manquements importants »). Le directeur du scrutin s'acquittera de ses fonctions avec l'aide des employés de la corporation et, s’il le jugé approprié, d’une personne nommée par le conseil d’administration ayant les qualifications requises, tel que déterminé par le conseil d’administration.
  2. Le directeur du scrutin a la responsabilité de déterminer s'il existe un conflit d'intérêts entre deux ou plusieurs candidats nommés du Comité des mises en candidature et/ou candidats des membres; et
    1. la corporation, conformément à la politique relative aux conflits d'intérêts de la corporation
    2. un administrateur, ou
    3. un autre candidat du Comité des mises en candidature ou candidat nommé des membres
    qui interfère, ou qui est susceptible d’interférer, avec leur capacité de s’acquitter pleinement et librement de leurs fonctions en tant qu’administrateur (sous réserve des dispositions et des procédures du Code de conduite des administrateurs et Politique relative aux conflits d'intérêts et aux liens financiers de la corporation), incluant mais sans s’y limiter, leurs obligations financières.
  3. Le directeur du scrutin sera aussi responsable de déterminer si des liens financiers existent entre un candidat du Comité des mises en candidature et/ou un candidat des membres et un administrateur, et entre :
    1. deux (2) ou plus de deux (2) candidats nommés du comité des mises en candidature;
    2. deux (2) ou plus de deux (2) candidats des membres;
    3. un (1) ou plusieurs candidats nommés du comité des mises en candidature et un (1) ou plusieurs candidats des membres.
  4. Le directeur du scrutin possède les pouvoirs et s'acquitte des autres fonctions qui sont prévus aux termes d'une résolution du conseil, des statuts et de la politique relative aux mises en candidature et aux élections de la corporation (y compris les règles relatives à l'élection). Le directeur du scrutin s'acquitte également des autres fonctions qui sont accessoires aux fonctions qui lui sont expressément attribuées et qui sont liées à l'élection des administrateurs.
  5. Le directeur du scrutin peut proroger le délai relatif à l'élection des administrateurs, y compris la période d'élection, s'il conclut que l'absence de prorogation du délai pourrait avoir une incidence importante sur les résultats de l'élection des administrateurs.
  6. Le directeur du scrutin examine et approuve le logiciel d'élection.
  7. Le directeur du scrutin et les personnes qu'il aura désignées déverrouilleront la boîte de scrutin.
  8. Le directeur du scrutin vérifie le résultat de l'élection des administrateurs.
  9. Le directeur du scrutin a le pouvoir discrétionnaire de refuser les candidats du comité des mises en candidature et les candidats des membres aux postes d'administrateur s'ils contreviennent aux PRP du registre ou au règlement no 1 de l'ACEI.
  10. Le directeur du scrutin surveille le forum de campagne.
  11. Si, en tout temps pendant l'étape du vote ou avant l'affichage des résultats de l'élection des administrateurs, le directeur du scrutin établit raisonnablement qu'un manquement important s'est produit, il aura le pouvoir d'établir les mesures pouvant être prises à l'égard de ce manquement important, notamment la disqualification des candidats et/ou l'annulation de l'élection des administrateurs.
  12. Sauf dans des circonstances extraordinaires, le directeur du scrutin rendra compte des résultats de l’élection du conseil d’administration au chef de la direction de l’ACEI dans les vingt-quatre (24) heures suivant la clôture de la période d’élection.
  13. Si une élection des administrateurs est annulée par le conseil conformément à l'article 11 des présentes, le directeur du scrutin doit, dans les vingt quatre (24) heures suivant la décision du conseil, publier sur le site Web de l'ACEI un avis indiquant que l'élection des administrateurs a été annulée et la date à laquelle une nouvelle élection des administrateurs sera tenue. Cet avis doit également être envoyé par courriel à tous les candidats ainsi qu'à l'adresse de courrier électronique de chaque membre et représentant de membre.
  14. Le directeur du scrutin doit remettre aux employés de la corporation, au plus tard vingt (20) jours après la fin de la période d'élection, un rapport complet sur l'élection des administrateurs tenue au cours de l'année (y compris tout manquement important survenu lors de l'élection des administrateurs) et contenant également toute recommandation à l'égard d'élections futures. Le rapport du directeur du scrutin doit être déposé, sans modification et « tel quel », à la première réunion du conseil d'administration suivant l'élection des administrateurs. Le conseil peut également demander au directeur du scrutin de présenter ses constatations, en personne, lors d'une réunion du conseil.
  15. Le directeur du scrutin doit répondre, en temps opportun, aux demandes de renseignements sur l'élection des administrateurs provenant des membres et du public. Il peut, à son gré, demander aux employés de la corporation de répondre aux demandes de renseignements, selon ce qu'il juge approprié.
  16. Pendant l'élection des administrateurs, le directeur du scrutin répondra, en temps opportun, aux appels téléphoniques et aux courriels provenant des employés de la corporation.
  17. Le directeur du scrutin peut, à son gré, convoquer une réunion du conseil d'administration à tout moment pendant la durée de son mandat.
  18. La Politique relative aux conflits d'intérêts et aux liens financiers de la corporation s'appliquent au directeur du scrutin qui est tenu de les respecter. Le directeur du scrutin doit divulguer au conseil, avant sa nomination et de façon continue, tout conflit d'intérêts, tout lien financier ou toute affiliation financière qu'il pourrait avoir avec un administrateur, un candidat nommé des membres et un candidat nommé du comité des mises en candidature.
  19. Le mandat du directeur du scrutin débutera à la date fixée par le conseil et prendra fin lorsque le conseil aura reçu le rapport du directeur du scrutin ou à une autre date fixée par le conseil.
  20. Le directeur du scrutin accepte que son nom, photographie, biographie et adresse de courrier électronique soient publiés sur le site Web de la corporation.
  21. Le conseil établira chaque année la rémunération du directeur du scrutin avant le début du mandat de celui ci.